Special Offer

Integritetspolicy

EMPLOYER SOLUTIONS NORDIC AB:s integritetspolicy
Omfattar verksamheterna WEPARTNER och EPROVED


För kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter.

Giltig från och med 2018-05-24.

Senast ändrad 2021-05-12.


Vi värnar om din integritet

För oss på Employer Solutions Nordic är den personliga integriteten viktig och vi värnar därför om att de personuppgifter vi hanterar skyddas på ett betryggande sätt och i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR.

Registrerat bolag EMPLOYER SOLUTIONS NORDIC AB (Org. nr. 559003-5878), i detta dokument benämnt "ESN", ansvarar för att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Denna Integritetspolicy beskriver ESN:s behandling av personuppgifter. Vi ber dig att noggrant läsa igenom integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.


För vem gäller policyn

Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är kandidater, kunder, leverantörer och andra intressenter. Olika delar kommer att vara relevanta för dig beroende på din relation till oss på ESN.


Behandling av personuppgifter

För vad gäller policyn

Denna Integritetspolicy avser personuppgiftsbehandling för vilken ESN är personuppgiftsansvarig, d.v.s. i de fall ESN har bestämt ändamål och medel för behandlingen.

Denna Integritetspolicy reglerar hur ESN samlar in och behandlar personuppgifter för vårt tjänsteutbud som är konsultlösningar (förmedling av underkonsulter eller uthyrning av anställd personal) genom verksamheten WEPARTNER och tillhandahållande av kunskapstester genom verksamheten EPROVED samt annan därmed förenlig verksamhet. Vi benämner detta ”Tjänst”, Tjänsten” eller ”Tjänsterna” och de uppdrag vi har från våra kunder som ”Kunduppdrag”.


Policyn reglerar även hanteringen av personuppgifter för individer hos de parter som ESN har en affärsrelation till så som bemannings- och rekryteringsföretag, nedan benämnt ”Partnerföretag”, samt leverantörer och kunder.


För dig som är kandidat

Inom ramen för de Tjänster vi tillhandahåller våra kunder samlar vi in och behandlar personuppgifter för att kunna presentera lämpliga kandidater samt leverera testresultat i samband med kunskapstester. Vi gör detta i egenskap av personuppgiftsansvarig. Kunden är i sin tur personuppgiftsansvarig för sin behandling av de personuppgifter som överförs under processen - t.ex. genom en levererad kandidatprofil, CV, kandidatbedömning eller resultat på kunskapstest.

ESN behandlar dina personuppgifter;

(1) när du via Partnerföretag till WEPARTNER söker lediga tjänster och uppdrag hos oss eller

(2) när Partnerföretag till WEPARTNER genom så kallad extern sökning söker efter lämpliga kandidater inom ramen för våra Kunduppdrag, t.ex. via LinkedIn. Sådan sökning sker med intresseavvägning som laglig grund. Sökning görs endast på uppgifter som är relevanta och av väsentlig betydelse för att bedöma kandidatens yrkeskvalifikationer samt söka kontakt med kandidaten. Om WEPARTNER har tagit del av uppgifter om dig via sökning kommer du att informeras om detta skriftligen eller muntligen av våra Partnerföretag så snart de har en kontaktuppgift till dig så att de kan nå dig och du har alltid rätt att motsätta dig behandling av dina personuppgifter eller

(3) när WEPARTNER eller Partnerföretag till WEPARTNER låter kandidater genomföra kunskapstester för att bedöma yrkeskvalifikationer i samband med rekrytering och konsultlösningar för kunders räkning eller

(4) när kundföretag och Partnerföretag till WEPARTNER och EPROVED köper kunskapstester för rekryteringar och konsultlösningar de gör i egen regi samt därmed förenlig verksamhet.


Varför vi behandlar dina personuppgifter

Vi använder dina personuppgifter för att förstå dina personliga karriärmål och hur de matchar den tjänst eller uppdrag som du sökt. Vi använder också dina personuppgifter för att tillsammans med våra Partnerföretag proaktivt kunna kontakta dig för att föreslå lediga tjänster eller konsultuppdrag som vi och våra Partnerföretag tror kan ligga i linje med dina karriärmål eller på annat sätt hålla kontakt med dig för olika karriärmöjligheter.

ESN behandlar dina personuppgifter för att kunna:

(a) tillhandahålla Tjänsten till ESN:s kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten;

(b) hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden mot dig eller ESN:s kunder.

(c) kvalitetssäkra våra tjänster, inbegripet kunskapstester, exempelvis genom att behandla personuppgifter för att säkerställa att våra kunskapstester uppfyller förväntad kvalitet och ger ett rättvisande resultat av kandidatens egenskaper och kvalifikationer.
 

Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka Tjänsten. ESN behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår ovan.


Vilka personuppgifter vi behandlar

De personuppgifter ESN behandlar om dig utgår från de uppgifter vi erhållit genom våra Partnerföretags sökning eller uppgifter du själv lämnar till WEPARTNER:s Partnerföretag, t.ex. via Partnerföretagens hemsidor eller genom kontakt med Partnerföretagens personal. ESN erhåller endast uppgifter i samband med våra kunders förfrågningar om konsultuppdrag eller rekryteringar som ESN utför tillsammans med våra Partnerföretag.

När du söker en ledig tjänst eller uppdrag via våra Partnerföretags hemsidor eller anmäler ditt intresse för anställning eller uppdrag, ber Partnerföretagen dig att uppge ditt namn, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress samt bifoga ett personligt brev och ditt CV (eller genom att du extraherar din meritförteckning från din Linkedinprofil).

Med anledning av att vissa av ESN:s och våra Partnerföretags kunder ställer höga krav på individer kan ESN samt Partnerföretag i vissa fall behöva utföra kunskapstester på dig. Det är alltid du själv som avgör om du vill utföra ett kunskapstest eller inte. Resultatet i ett kunskapstest hanteras med konfidentialitet och kan komma att muntligen stämmas av med ESN:s kund eller Partnerföretag i syfte att kunna tillhandahålla Tjänsten.

För att säkerställa att våra kunskapstester ger ett rättvisande resultat av dina egenskaper och kvalifikationer som kandidat behöver vi också spara dina testresultat under den period du då ur aktuell som kandidat för en tjänst samt under en efterföljande period då du kan vara aktuell för andra tjänster vid något av våra Partnerföretag.

I syfte att kvalitetssäkra våra kunskapstester framställer vi också statistik på aggregerad nivå vilket innebär en personuppgiftsbehandling men dina personuppgifter kommer då att avidentifieras och testresultat kommer att presenteras i anonymiserad form.


Rättslig grund

Behandlingen av dina personuppgifter samt resultat vid kunskapstester sker bland annat med stöd av ditt samtycke till behandlingen samt i vissa fall med stöd av intresseavvägning där vi har ett berättigat intresse att utveckla och kvalitetssäkra våra tjänster. Behandling av dina personuppgifter kan även ske med stöd av rättsliga förpliktelser.


Hur länge sparas dina personuppgifter?

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.

ESN kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(1) uppgifter insamlade genom WEPARTNER:s Partnerföretag i syfte att bedöma en enskild kandidats yrkeskvalifikationer. Uppgifterna ska endast innefatta sådana uppgifter som är relevanta och av väsentlig betydelse för syftet och uppgifterna sparas med laglig grund genom så kallad intresseavvägning. Uppgifter som inte uppdaterats under senaste 5 åren kommer raderas.

(2) uppgifter kopplade till kunskapstest, rekryterings- eller konsultprocess inom ramen för vår Tjänst.

(3) kundavtal, offerter samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, uppdrag, faktura etc. under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

I en rekryteringsprocess eller konsultprocess genereras även andra dokument med personuppgifter som sparas olika länge beroende på hur länge de kan anses vara aktuella. Resultat på kunskapstest och noteringar från samtal med referenter rensas när ESN inte längre kan anses ha behov av dem inom ramen för rekryteringen eller för att i övrigt kvalitetssäkra samt utveckla våra Tjänster.


För dig som är kund, partnerföretag eller leverantör

Ändamålen med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen av Tjänsten eller tillhandahållandet av Tjänsten.

ESN behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för Tjänsten och för tjänster som leverantörer tillhandahåller åt ESN eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

ESN behandlar personuppgifter om kunders, partnerföretags och leverantörers anställda för att:

(a) ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till ESN

(b) administrera vår relation till er

(c) ESN ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden

(d) möjliggöra framtida affärsrelationer och marknadsföra våra Tjänster

(e) utveckla, kvalitetssäkra och förbättra våra Tjänster


Personuppgifter

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter ESN behandlar och hur ESN kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

Avseende Kunder kan ESN komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Avseende Partnerföretag och Leverantörer kan ESN komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana personuppgifter utgörs av uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av Tjänsten, för att säkerställa en bra leverans av tjänster till ESN samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.


Rättslig grund

Behandlingen av kontaktpersoners personuppgifter sker med stöd av avtalet enligt artikel 6 (1) b) i dataskyddsförordningen eller med stöd av rättslig förpliktelse enligt artikel 6 (1) c) i dataskyddsförordningen.

I de fall vi behandlar kunduppgifter för att utveckla och förbättra vår verksamhet, våra tjänster samt våra processer och metoder, t ex genom att genomföra kundundersökningar, gör vi det med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6 (1) f) dataskyddsförordningen.


Hur länge sparas dina personuppgifter?

Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. ESN sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

Som huvudregel sparar vi kunduppgifter för ändamålen som vi angett ovan så länge som kundförhållandet består och i upp till 12 månader därefter. Men vi kan även komma att spara dessa uppgifter längre för vissa ändamål exempelvis för bokföringsändamål.

ESN kommer som huvudregel att spara personuppgifter som förekommer i:

(a) kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år.

(b) övriga kunduppgifter i CRM-system, under avtalstiden och därefter i ett (1) år.


Personuppgifter för marknadsföringsändamål

Personuppgifter kan komma att användas för marknadsföringsändamål t.ex. genom att ESN via e-post eller telefon ger information om vår Tjänst.

I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i marknadsföringssyfte.


Automatiserat beslutsfattande eller profilering

Det förekommer inget automatiserat beslutsfattande inom ramen för ESN:s behandling av personuppgifter. Profilering kan förekomma t ex vid tester av kandidater.


Användning av kommunikationsverktyg

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra Partnerföretag, kandidater, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder ESN olika medier som bedöms som säkra, bland annat e-post.

Behandling av personuppgifter i olika medier sker med stöd av avtal eller intresseavvägning enligt artikel 6 (1) b) och f) i dataskyddsförordningen.

Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med vår e-postpolicy. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom ESN.


Personuppgifters skyddande

ESN har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar.

ESN:s anställda och leverantörer är bundna av sekretess och är skyldiga att följa ESN:s regler för dataskydd, informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.


Delning av personuppgifter till tredje part

ESN kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna integritetspolicy.

Inom ramen för Tjänsten kan personuppgifter lämnas vidare till en ESN kund, Partnerföretag och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av Tjänsten.

Samtycke inhämtas muntligen eller skriftligen från kandidat innan en kandidatprofil levereras till kund eller samarbetspartners vid varje enskilt tillfälle.

ESN kan även lämna ut dina personuppgifter till annan tredje part, såsom ESN:s leverantörer för vår verksamhet, till exempel vår leverantör för digital signering. Dessa leverantörer har ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal med ESN.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.

Ingen överföring av personuppgifter till tredje land, det vill säga länder utanför EU/EES förekommer.


Personuppgiftsansvarig

ESN är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. För kontakt med oss avseende hantering av dina kontaktuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig är:


Postadress

EMPLOYER SOLUTIONS NORDIC AB

Att: Personuppgiftsansvarig

Mäster Samuelsgatan 60, 8tr

111 21 Stockholm


E-postadress

gdpr@eproved.se


ESN som personuppgiftsbiträde

ESN är personuppgiftsansvarig för ESN:s personuppgifter men det kan förekomma situationer där ESN inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde. När ESN behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av den personuppgiftsansvarige och ESN är då bundet av de instruktioner som ESN fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan ESN inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy men ESN kommer alltid säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.


Dina rättigheter

Det är vår skyldighet att endast behandla personuppgifter som är korrekta, relevanta och nödvändiga med beaktande av våra legitima ändamål, och du har rätt att kontrollera att så sker. Du har rätt att kostnadsfritt få besked om vilka personuppgifter som ESN behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling, d.v.s. vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker och till vem eller vilka informationen lämnas ut. Begäran om registerutdrag skickas till ESN, se kontaktuppgifter nedan. Registerutdraget skickas normalt till dig inom en månad, till folkbokföringsadressen. Skulle det ta mer än en månad kommer vi att informera dig om skälen till förseningen.

Förutom rätten att få ett registerutdrag och att få personuppgifter rättade, har du i vissa fall också rätt att invända mot behandlingen och kräva att personuppgifterna raderas, att de begränsas (en markering att hanteringen av personuppgiften ska begränsas till något visst syfte) och att de lämnas ut till dig på ett IT-medium (dataportabilitet). Observera dock att vissa personuppgifter är nödvändiga för att kunna fullgöra vissa uppgifter och kan därför inte begränsas eller raderas för detta syfte. Om du anser att någon uppgift om dig är felaktig eller missvisande, bör du kontakta oss omedelbart.

Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter, om behandlingen grundar sig på sådant samtycke.


Kontaktuppgift per post

EMPLOYER SOLUTIONS NORDIC AB

Att: Personuppgiftsansvarig

Mäster Samuelsgatan 60, 8tr

111 21 Stockholm


Kontaktuppgift per e-post

gdpr@eproved.se


Du har enligt dataskyddslagstiftningen rätt att inge klagomål på en behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen. Du når dem via e-postadressen datainspektionen@datainspektionen.se

Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.


Ändringar i denna integritetspolicy

ESN förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.


Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på gdpr@eproved.se.